TRANSPARENCE & GOUVERNANCE

I – Gouvernance du projet

Comité Ministériel d’orientation stratégique

Le comité ministériel d’orientation stratégique a pour mission de garantir que le pays puisse tirer pleinement parti des opportunités offertes par le numérique pour son développement socio-économique. Il prend des décisions stratégiques importantes concernant les orientations du projet, les ressources allouées et les ajustements nécessaires en cours de route.

A cet effet ses principales responsabilités :

Définition de la Stratégie : Contribuer à la formulation de politiques publiques favorables à l’innovation et à l’entrepreneuriat numérique. Il travaillera aussi à mettre à jour la stratégie nationale de transformation numérique, en alignant les objectifs avec les priorités de développement du pays.

Coordination Interministérielle : Assurer la coordination entre les différents ministères et institutions impliqués dans le projet, afin de favoriser une approche cohérente et intégrée.

Promotion de l’Inclusion Numérique : Veiller à ce que la transformation numérique profite à tous les segments de la population, y compris les zones rurales et les groupes vulnérables.

Partenariats Public-Privé : Encourager la collaboration avec le secteur privé, les organisations de la société civile et les partenaires internationaux pour mobiliser des ressources et des expertises.

Le COS se réunit une fois par an sur convocation du Ministre des Communications de l’Economie Numérique et de la Digitalisation de l’Administration qui en est le Président. Le secrétariat est assuré par le SG du MCENDA assisté par le Coordonnateur du PATN.

Le Comité de Pilotage (COPIL).

Le comité de pilotage joue un rôle crucial dans la supervision, la direction stratégique et la gestion des risques du projet, tout en favorisant la coordination, la collaboration et la transparence entre les parties prenantes impliquées. Le COPIL est chargé de l’orientation et du suivi de la mise en œuvre et aussi d’assurer la bonne gouvernance politique, fiduciaire et technique du Projet et de rendre compte à la hiérarchie de l’état d’avancement de l’exécution du Projet. Ses missions et responsabilités principales :

Supervision du projet :

Le comité de pilotage doit veiller à la bonne exécution du Projet
Le comité de pilotage est chargé de superviser toutes les activités liées au projet, y compris la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation.
Il s’assure que le projet avance conformément aux objectifs fixés, au calendrier et au budget prévus.
Gestion des risques :
Le comité de pilotage identifie, évalue et gère les risques associés au projet, qu’ils soient liés à l’environnement économique, politique, social ou opérationnel.
Il veille à ce que des mesures appropriées soient prises pour atténuer les risques et garantir la viabilité et la durabilité du projet.
Coordination et partenariat :
Le comité de pilotage assure la coordination entre les différentes parties prenantes du projet, y compris les autorités gouvernementales, les agences de mise en œuvre, les partenaires techniques et financiers, et les bénéficiaires finaux.
Il favorise la collaboration et le partenariat avec d’autres initiatives et programmes similaires menés par d’autres bailleurs de fonds et organisations internationales.
Reddition de comptes et transparence :
Le comité de pilotage est responsable de la reddition de comptes envers la Banque mondiale et les autres parties prenantes concernées.
Il assure la transparence dans toutes les activités du projet, en garantissant la disponibilité et l’accessibilité des informations pertinentes aux parties prenantes.
Il suggère aux Ministères habilités les mesures permettant de remédier aux difficultés éventuelles rencontrées dans la mise en œuvre du Projet
Le COPIL assure le suivi de l’avancement du Projet par rapport aux prévisions et aux budgets sur la base des rapports d’activités semestriels et aussi il Procéde à l’approbation des comptes annuels et l’évaluation du Coordonnateur

Les réunions ordinaires du COPIL se tiennent au moins deux fois par an sur convocation de son Président. Les membres seront informés une semaine à l’avance de la date de la réunion, avec communication de l’ordre du jour et toutes les informations nécessaires. Des sessions extraordinaires pourront être convoquées au moins 72 heures à l’avance par le président ou les 2/3 des membres.

Le Secrétariat du COPIL est assuré par le Coordonnateur National du PATN. Le COPIL est présidé par le Secrétaire Général du Ministère des Finances, du Budget, de l’Economie et du Plan.

Les membres du Comité de pilotage sont désignés par arrêté ministériel et, la Banque mondiale reçoit les arrêtés de désignation des membres ainsi que les procès-verbaux des réunions selon les cas. L’arrêté de création du COPIL sera annexé à ce présent Manuel.

Comité technique de suivi de la mise en œuvre du Projet

Un arrêté ministériel sera pris pour mettre en place un Comité technique de suivi de la mise en œuvre du projet d’appui à la transformation numérique du Tchad. Les missions assignées au comité sont les suivantes :

Assurer une approche interactive avec les documents de stratégies nationales ainsi que les mécanismes institutionnels existants et ceci dans une vision intégrée par rapport aux priorités du secteur du numérique
Assurer le suivi de la mise en œuvre du projet ;
Assurer une plus large disponibilité de la documentation, statistiques et informations nécessaires.

La liste des membres du Comité technique ainsi que les modalités de fonctionnement seront définies par un arrêté du Ministre en charge de l’économie numérique. La désignation des membres et personnes ressources sera effectuée par les Ministères ou institutions concernés. La fréquence des réunions du CTS est trimestrielle mais en fonction des urgences, le président peut convoquer le comité autant que de besoins. Le CTS sera présidé par un DG technique du MCENDA.

Le CT peut faire appel à toute autre personne dont la présence est jugée utile et nécessaire aux travaux dudit Comité.

Unité de gestion du Projet (UGP)

L’Unité de gestion du Projet sera mise en place pour assurer la coordination nationale et la gestion fiduciaire du Projet. Elle est dirigée par un Coordonnateur qui est le représentant du Projet auprès des instances supérieures du Ministère en charge des télécommunications et du numérique ainsi que des tiers.

L’UGP assurera la coordination de la mise en œuvre du Projet. A cet effet, elle est responsable de la gestion fiduciaire, de la mise en œuvre des mesures de sauvegardes environnementales et sociales, du suivi- évaluation des activités et de la communication. L’UGP est responsable de la mise en œuvre du Projet. Elle assure :

La programmation des activités suivant les orientations et les stratégies décrites dans le manuel d’exécution ;
La mise en œuvre des programmes annuels d’activités approuvés par le COPIL et la Banque mondiale ;
La gestion des risques et impacts ES ainsi que le suivi et rapportage; L’engagement continuelle avec les parties prenantes ;
Le suivi-évaluation des activités ;
La gestion administrative, financière et comptable ;
La gestion des acquisitions et des contrats avec les prestataires de services ;
L’élaboration des rapports.

A ce titre, elle assure les tâches suivantes :

La Coordination Nationale est chargée de :

la coordination et la supervision générale des activités du projet;
la coordination, l’encadrement et la gestion de la mise en œuvre efficace des composantes du Projet ;
la coordination des interventions avec les Ministères/Directions et autres partenaires techniques impliqués dans l’appui technique et le suivi rapproché des activités du PATN ;
l’élaboration et la signature des différents protocoles d’accord, convention et contrat liant le PATN aux différents partenaires et prestataires ;
la supervision des activités de communication du Projet ;
l’ordonnancement des dépenses ;
la gestion des relations avec les partenaires stratégiques ;
la conduite des opérations de passation des marchés du Projet en conformité avec les dispositions des différents Accords de Crédits ou Accords de Don entre l’IDA et le Gouvernement, le PPSD et le Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables ;
la gestion des ressources et l’affectation interne adéquate des équipements, matériels et fournitures du Projet ;
la conduite des audits techniques et de procédures du PATN ;
la supervision et le suivi de l’exécution des contrats passés avec les organismes partenaires du Projet ;
la définition des mandats, le recrutement et la gestion du personnel d’appui ;
la préparation des programmes de travail annuels d’activités, budgets annuels et des rapports d’avancement du PATN et la présentation de ces documents au « Comité de Pilotage » (COPIL) et aux bailleurs ;
L’organisation des missions de supervision, des évaluations à mi-parcours et final du Projet ;
la préparation des réunions du Comité Interministériel de Pilotage.
L’application et la supervision des instruments de sauvegardes environnementales et sociales et dispositifs de lutte contre les VBG ainsi que du Plan d’Engagement Environnemental et Social (PEES) ;
la coordination avec les autres parties prenantes dans l’exécution du Projet
la validation des sous-projets (directement ou au travers des services déconcentrés) ;
la gestion des relations avec la Banque mondiale et les autres bailleurs ;
la coordination du processus d’amélioration permanente des solutions ;

l’UGP sera rattachée au Ministère en charge des télécommunication et de l’économie numérique avec une autonomie de gestion administrative et financière.

Les Points focaux

Les structures du ministère ainsi que les autres structures partenaires et bénéficiaires désigneront en leur seins, des points focaux pour le PATN conformément au dispositif de mise en œuvre et de suivi- évaluation des activités. Ces points focaux travailleront étroitement avec l’ensemble des partenaires pour assurer une mise en œuvre réussie des activités du Projet. Les membres du comité technique de préparation et de suivi sont d’office les points focaux du projet au sein de leurs structures respectives.

Les points focaux sont charges de l’animation et de la coordination des activités au sein des Ministères et Institutions impliques dans la mise en œuvre du Projet. Leur rôle est de s’assurer du bon suivi des dossiers et de la fluidité́ des interventions avec les structures partenaires

De manière spécifique le point focal a pour rôle de :

Représenter son institution dans la planification et la mise en œuvre des activités du Projet ;
Faire la synthèse des PTBA des différentes directions techniques de son ministère et la transmettre à l’UGP ;
Suivre l’exécution des activités sur le terrain ;
Assurer le suivi évaluation des activités exécutées par son institution ;
Participer aux missions de supervision conjointe Gouvernement / Banque mondiale ;
Élaborer le rapport de suivi, le faire valider par le ministère et le transmettre à l’UGP

II – Le Système de Suivi-évaluation

Le dispositif de suivi-évaluation (S&E) du Projet d’Appui à la Transformation Numérique du Tchad (PATN) constitue un instrument central de pilotage stratégique et de redevabilité. Il vise à assurer une gestion orientée vers les résultats, fondée sur des indicateurs mesurables, vérifiables et périodiquement actualisés.

Le système de suivi-évaluation permet :

De mesurer les progrès réalisés vers l’atteinte de l’objectif de développement du projet ;
D’identifier les contraintes opérationnelles ;
D’orienter les décisions stratégiques ;
De renforcer la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Approche méthodologique

L’approche de suivi-évaluation du PATN repose sur les principes suivants :

1. Gestion basée sur les résultats

Le projet est structuré autour d’un cadre de résultats comportant :

Des indicateurs liés à l’objectif de développement du projet (PDO Indicators) ;
Des indicateurs intermédiaires (Intermediate Results Indicators) ;
Des cibles annuelles progressives jusqu’à la clôture du projet.

Chaque indicateur est assorti :

D’une ligne de base (baseline) ;
D’une valeur cible ;
D’une fréquence de collecte ;
D’une source de vérification.

2. Collecte et validation des données

Les données sont collectées à travers :

Les rapports techniques des ministères et organismes bénéficiaires ;
Les données des opérateurs télécoms ;
Les plateformes numériques publiques ;
Les systèmes de gestion financière et contractuelle ;
Les enquêtes et études spécifiques lorsque nécessaire.

Le Spécialiste en suivi-évaluation de l’UGP assure la consolidation, l’analyse et la validation des informations avant transmission aux autorités compétentes et au partenaire financier.

3. Rapports périodiques et revues de performance

Le dispositif comprend :

Des rapports d’avancement semestriels ;
Des rapports financiers intermédiaires ;
Des revues de performance ;
Une évaluation à mi-parcours ;
Une évaluation finale.

Ce mécanisme permet une adaptation continue des interventions et une gestion proactive des risques.

Indicateurs

Conformément au PAD, les principaux indicateurs liés à l’objectif de développement du projet comprennent notamment :

Indicateurs de niveau Objectif de Développement (PDO Indicators)

People provided with access to broadband internet by the project (Number)
People provided with access to broadband internet by the project – Female (Number)
Number of active users of digital public services supported by the project (Number)
Number of people using digital payment services supported by the project (Number)
Number of people using digital payment services supported by the project – Female (Number)

Ces indicateurs mesurent directement l’impact du projet sur l’accès à la connectivité, l’adoption des services numériques et l’inclusion financière.

Indicateurs intermédiaires (Intermediate Results Indicators)

Parmi les indicateurs intermédiaires figurent notamment :

Kilometers of fiber optic backbone deployed under the project (Kilometers)
Localities provided with new or improved 3G/4G coverage under the project (Number)
Ministries, Departments and Agencies provided with new or improved broadband internet access (Number)
Private capital mobilized for broadband infrastructure under the project (Amount)
Digital literacy and financial literacy strategy developed and adopted (Yes/No)
Public services digitized under the project (Number)
Government payments digitized under the project (Number)

Ces indicateurs permettent de suivre la mise en œuvre opérationnelle des composantes et d’évaluer les progrès techniques, institutionnels et réglementaires.

Une culture de performance et de transparence

Le dispositif de suivi-évaluation du PATN ne se limite pas à un exercice de reporting. Il constitue un outil stratégique de pilotage, permettant :

D’anticiper les écarts par rapport aux cibles ;
D’identifier les ajustements nécessaires ;
De renforcer la responsabilisation des acteurs impliqués ;
D’assurer la traçabilité des résultats.

À travers ce mécanisme, le PATN s’inscrit dans une logique de transparence, d’efficacité et d’amélioration continue, garantissant que les investissements engagés produisent des résultats mesurables et durables au bénéfice du développement numérique du Tchad.

III – Passation des marchés

La passation des marchés dans le cadre du Projet d’Appui à la Transformation Numérique du Tchad (PATN) constitue un pilier fondamental de la transparence, de l’efficacité et de la bonne gouvernance. Elle vise à garantir que l’ensemble des biens, travaux, services de consultants et services non consultants soient acquis dans des conditions de concurrence équitable, d’intégrité et d’optimisation des ressources publiques.

Le dispositif de passation des marchés du projet est structuré pour assurer la conformité aux règles applicables, la traçabilité des procédures et la publication systématique des informations pertinentes.

Règles applicables

La passation des marchés du PATN est conduite conformément :

Aux Procurement Regulations for IPF Borrowers de la Banque mondiale applicables aux projets d’investissement ;
Aux dispositions de l’Accord de financement ;
Au Plan de passation des marchés validé et régulièrement mis à jour ;
Aux règles nationales en vigueur, lorsque celles-ci sont compatibles avec les standards applicables.

Les principes fondamentaux régissant les acquisitions sont :

Transparence ;
Concurrence ouverte et équitable ;
Égalité de traitement des soumissionnaires ;
Optimisation des ressources (Value for Money) ;
Intégrité et prévention de la fraude et de la corruption.

Toutes les procédures sont enregistrées et suivies à travers le système de gestion électronique applicable (STEP – Systematic Tracking of Exchanges in Procurement).

Procédures

Les procédures de passation des marchés mises en œuvre dans le cadre du PATN couvrent :

1. Planification

Élaboration annuelle du Plan de passation des marchés ;
Identification des besoins en biens, travaux et services ;
Validation préalable par le partenaire financier lorsque requis.

2. Méthodes de sélection

Selon la nature et le montant des marchés, différentes méthodes sont utilisées, notamment :

Appel d’offres ouvert national ou international ;
Demande de cotations ;
Sélection basée sur la qualité et le coût (QCBS) ;
Sélection basée sur les qualifications des consultants (CQS) ;
Sélection de consultants individuels ;
Autres méthodes autorisées conformément aux règlements applicables.

Chaque procédure respecte les seuils, les délais et les exigences de publicité prévus.

3. Évaluation et attribution

Mise en place de commissions d’évaluation indépendantes ;
Application stricte des critères d’évaluation définis dans les dossiers ;
Rédaction de rapports d’évaluation détaillés ;
Notification formelle des résultats aux soumissionnaires ;
Publication des attributions conformément aux exigences de transparence.

4. Gestion contractuelle

Signature et enregistrement des contrats ;
Suivi de l’exécution technique et financière ;
Gestion des modifications contractuelles ;
Clôture formelle des contrats.

La séparation fonctionnelle entre les responsabilités techniques et fiduciaires renforce la robustesse du dispositif de contrôle interne.

Avis publiés

Dans un souci de transparence et d’accessibilité, les informations relatives aux marchés sont publiées conformément aux exigences applicables.

Les publications incluent notamment :

Les avis d’appel d’offres ;
Les demandes de manifestations d’intérêt ;
Les demandes de propositions ;
Les résultats d’attribution ;
Les avis de contrats signés.

Ces informations sont diffusées à travers :

Les plateformes officielles de publication ;
Les canaux institutionnels nationaux ;
Le site web du projet ;
Les outils électroniques de suivi des marchés.

Cette politique de publication garantit l’accès équitable à l’information pour tous les opérateurs économiques intéressés.

Un dispositif au service de la transparence et de la performance

La passation des marchés du PATN constitue un levier stratégique pour assurer :

La bonne utilisation des ressources financières ;
La qualité des prestations acquises ;
La prévention des risques fiduciaires ;
La crédibilité institutionnelle du projet.

En s’appuyant sur des règles claires, des procédures rigoureuses et une publication systématique des informations, le PATN affirme son engagement en faveur d’une gouvernance transparente et responsable.

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