L’UNITÉ DE GESTION DU PROJET (UGP)
I- Rôle et mandat de l’UGP
L’Unité de Gestion du Projet (UGP) constitue l’organe opérationnel central chargé de la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Transformation Numérique du Tchad (PATN). Placée sous la tutelle institutionnelle du ministère de rattachement, elle assure la coordination technique, administrative et fiduciaire du projet, dans le respect des standards nationaux et des exigences du partenaire technique et financier.
Dans un environnement marqué par des enjeux institutionnels, technologiques et territoriaux complexes, l’UGP joue un rôle structurant dans la transformation numérique du pays, en veillant à la cohérence stratégique, à la performance opérationnelle et à la transparence de l’exécution.
Missions principales
L’UGP a pour mission fondamentale d’assurer la mise en œuvre efficace, efficiente et conforme du PATN, conformément aux objectifs, aux résultats attendus et aux engagements contractuels du projet.
À ce titre, ses missions principales consistent à :
- Assurer la planification stratégique et opérationnelle des activités du projet, à travers l’élaboration des plans de travail et budgets annuels ;
- Coordonner l’exécution des composantes et sous-composantes du projet ;
- Superviser la passation des marchés, la gestion contractuelle et le suivi technique des prestations ;
- Garantir la gestion administrative et financière du projet, dans le respect des procédures applicables ;
- Mettre en place un dispositif robuste de suivi-évaluation, incluant la collecte et l’analyse des indicateurs de performance ;
- Veiller à l’intégration des dimensions environnementales, sociales et climatiques dans la mise en œuvre des activités ;
- Assurer la production régulière de rapports techniques et financiers à l’attention des autorités nationales et du partenaire financier.
Par son action, l’UGP assure la cohérence entre les ambitions stratégiques du projet et leur traduction concrète sur le terrain.
Responsabilités institutionnelles
Au-delà de ses fonctions opérationnelles, l’UGP assume des responsabilités institutionnelles majeures dans la gouvernance du projet.
Elle est notamment responsable de :
- Garantir la conformité du projet aux cadres juridiques nationaux et aux exigences fiduciaires et environnementales du bailleur ;
- Assurer la transparence et la redevabilité dans l’utilisation des ressources financières ;
- Veiller à la bonne coordination interinstitutionnelle entre les ministères, départements et organismes bénéficiaires ;
- Mettre en œuvre les mécanismes de gestion des risques et de gestion des griefs ;
- Renforcer les capacités des institutions publiques impliquées dans la transformation numérique ;
- Préparer et accompagner les missions de supervision, d’audit et d’évaluation.
L’UGP constitue ainsi un pilier de gouvernance, garantissant la crédibilité, la performance et la durabilité des interventions du PATN.
Relations avec les parties prenantes
La réussite du PATN repose sur une collaboration étroite entre de multiples acteurs publics et privés. L’UGP joue un rôle central d’interface et de coordination entre ces différentes parties prenantes.
Avec les autorités nationales
L’UGP rend compte aux autorités de tutelle et au Comité de pilotage du projet. Elle assure l’alignement des activités sur les priorités nationales et facilite la prise de décision stratégique.
Avec les ministères et organismes bénéficiaires
Elle travaille en étroite collaboration avec les ministères, départements et organismes (MDA) concernés, en assurant :
- La coordination technique des activités ;
- L’accompagnement dans la mise en œuvre des réformes numériques ;
- Le renforcement des capacités institutionnelles.
Avec le partenaire technique et financier
L’UGP entretient un dialogue permanent avec le partenaire financier du projet, à travers :
- La transmission régulière de rapports d’avancement ;
- La préparation des revues de performance ;
- La coordination des missions de supervision ;
- L’assurance du respect des engagements contractuels.
Avec le secteur privé et les partenaires techniques
Elle facilite l’implication des opérateurs télécoms, intégrateurs technologiques, consultants et entreprises du numérique dans la mise en œuvre des activités, en favorisant un cadre de coopération transparent et structuré.
Avec les bénéficiaires finaux
Enfin, l’UGP veille à maintenir un lien constant avec les bénéficiaires du projet — citoyens, entreprises, agents publics — en promouvant la communication, la sensibilisation et la gestion des retours d’expérience.
II- Organisation de l’UGP
L’Unité de Gestion du Projet (UGP) constitue le dispositif opérationnel central chargé de la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Transformation Numérique du Tchad (PATN). Sa structuration organisationnelle est conçue pour garantir une gestion rigoureuse, transparente et orientée vers les résultats, conformément aux exigences nationales et aux standards des projets d’investissement financés par les partenaires techniques et financiers.
L’organisation de l’UGP repose sur une architecture fonctionnelle clairement définie, articulée autour d’une coordination stratégique forte, de pôles techniques spécialisés et de fonctions fiduciaires indépendantes, assurant ainsi la séparation des responsabilités et la robustesse du contrôle interne.
Organigramme
L’organigramme de l’UGP est structuré autour d’un leadership central et de pôles fonctionnels complémentaires.
1. Niveau stratégique
Au sommet de la structure se trouve le Coordonnateur National, responsable de la direction stratégique, de la supervision globale et de la représentation institutionnelle du projet.
Il assure la cohérence entre les orientations politiques nationales, les engagements contractuels du projet et la mise en œuvre opérationnelle des activités.
2. Pôle technique
Le pôle technique regroupe les experts responsables de la conception, du suivi et du contrôle qualité des interventions du projet.
Il comprend notamment :
- L’Expert en e-gouvernement
- L’Expert en infrastructures numériques
- Le Spécialiste en suivi-évaluation
Ce pôle assure la traduction opérationnelle des objectifs stratégiques du projet en actions concrètes, mesurables et conformes au cadre de résultats.
3. Pôle fiduciaire
Le pôle fiduciaire garantit la conformité administrative, financière et contractuelle.
Il est composé notamment de :
- Le Responsable administratif, financier et comptable (RAF)
- Le Spécialiste en passation des marchés
- Le Comptable principal
- L’Assistant junior à la passation des marchés
Ce pôle est chargé de la gestion budgétaire, de la comptabilité, des procédures d’acquisition et du respect des règles applicables en matière de gestion des fonds.
4. Pôle sauvegardes et inclusion
Conformément aux exigences environnementales et sociales applicables aux projets d’investissement, l’UGP intègre des expertises transversales :
- Le Spécialiste en développement social
- Le Spécialiste en sauvegarde environnementale
- Le Spécialiste en genre et VBG
Ce pôle veille à l’intégration des dimensions sociales, environnementales, climatiques et d’inclusion dans l’ensemble des activités du projet.
5. Fonction d’audit interne
L’Auditeur interne exerce une fonction indépendante de contrôle, visant à renforcer la gouvernance, la transparence et la gestion des risques.
Fonctions clés
L’organisation de l’UGP repose sur plusieurs fonctions clés assurant la performance globale du projet :
1. Coordination stratégique
Assurer l’alignement permanent entre les objectifs du projet, les priorités nationales et les exigences du partenaire financier.
2. Planification et exécution technique
Transformer les orientations stratégiques en plans de travail annuels, en activités opérationnelles et en résultats mesurables.
3. Gestion fiduciaire et conformité
Garantir la bonne utilisation des ressources financières, la conformité aux procédures de passation des marchés et le respect des normes de gestion.
4. Suivi-évaluation et reporting
Mesurer les progrès réalisés, analyser les indicateurs de performance et produire des rapports réguliers à l’attention des parties prenantes.
5. Gestion des risques et des sauvegardes
Identifier, prévenir et atténuer les risques environnementaux, sociaux, fiduciaires et opérationnels.
Rôles et responsabilités
L’UGP assume des responsabilités institutionnelles majeures dans la gouvernance du PATN.
1. Responsabilité opérationnelle
- Mettre en œuvre les composantes du projet conformément au PAD ;
- Superviser les contrats et prestataires ;
- Assurer le respect des délais et des objectifs.
2. Responsabilité fiduciaire
- Gérer les ressources financières de manière transparente ;
- Assurer la conformité aux règles applicables ;
- Faciliter les audits et contrôles externes.
3. Responsabilité institutionnelle
- Coordonner les ministères, départements et organismes bénéficiaires ;
- Maintenir un dialogue permanent avec le partenaire financier ;
- Assurer la redevabilité vis-à-vis des autorités nationales.
4. Responsabilité en matière d’inclusion et de durabilité
- Intégrer les dimensions genre, inclusion sociale et résilience climatique ;
- Veiller à la conformité environnementale et sociale ;
- Promouvoir une transformation numérique inclusive et durable.
Une organisation orientée résultats et gouvernance
L’architecture organisationnelle de l’UGP est conçue pour assurer :
- Une séparation claire des fonctions stratégiques, techniques et fiduciaires ;
- Une capacité d’exécution adaptée à l’ampleur du projet ;
- Un contrôle interne renforcé ;
- Une gestion basée sur la performance et les résultats.
Cette structuration constitue un pilier essentiel de la crédibilité et de la réussite du PATN, garantissant que les investissements engagés produisent des impacts durables au service de la transformation numérique du Tchad.
III – Équipe du projet
L’équipe du Projet d’Appui à la Transformation Numérique du Tchad (PATN) constitue le socle opérationnel de la mise en œuvre. Elle est composée de profils hautement qualifiés, recrutés selon des critères de compétence, d’expérience et d’intégrité, afin d’assurer une exécution rigoureuse et conforme aux standards applicables aux projets d’investissement.
L’architecture humaine du projet repose sur trois pôles complémentaires : la coordination stratégique, les expertises techniques spécialisées et le personnel administratif et financier. Cette structuration garantit à la fois vision stratégique, excellence technique et conformité fiduciaire.
Coordination
La coordination du projet est assurée par le Coordonnateur National, qui exerce la responsabilité globale de la direction stratégique et opérationnelle.
Il assure :
- La supervision de l’ensemble des composantes ;
- L’orientation stratégique des activités ;
- La validation des plans de travail et des budgets annuels ;
- La représentation institutionnelle du projet auprès des autorités nationales et du partenaire financier ;
- La coordination interinstitutionnelle avec les ministères et organismes bénéficiaires ;
- La gestion des risques stratégiques et la résolution des blocages.
La fonction de coordination garantit l’alignement permanent entre les objectifs du PAD, les priorités nationales et les exigences contractuelles.
Experts techniques
Le noyau technique du projet est composé d’experts spécialisés chargés de traduire les orientations stratégiques en interventions concrètes et mesurables.
1. Expert en e-gouvernement
Il pilote les activités liées à la digitalisation des services publics, à l’interopérabilité des systèmes et à la modernisation des processus administratifs. Il veille à la cohérence des architectures numériques et au respect des standards techniques.
2. Expert en infrastructures numériques
Il supervise les projets de déploiement d’infrastructures haut débit, y compris la fibre optique et l’extension de la couverture mobile. Il garantit la qualité technique, la résilience climatique et la conformité des investissements.
3. Spécialiste en suivi-évaluation
Il assure le suivi du cadre de résultats du projet, la collecte et l’analyse des indicateurs, ainsi que la production des rapports de performance. Il contribue à une gestion basée sur les résultats et à l’amélioration continue.
4. Spécialistes en sauvegardes environnementales et sociales
- Le Spécialiste en développement social veille à l’intégration des dimensions sociales et à la gestion des mécanismes de plaintes.
- Le Spécialiste en sauvegarde environnementale assure la conformité aux exigences environnementales et climatiques.
- Le Spécialiste en genre et VBG garantit l’intégration des considérations d’égalité de genre et la prévention des risques liés aux violences basées sur le genre.
Ces expertises transversales assurent que la transformation numérique soit inclusive, durable et conforme aux engagements environnementaux et sociaux.
Personnel administratif et financier
Le personnel administratif et financier constitue le pilier fiduciaire du projet. Il assure la gestion transparente et rigoureuse des ressources.
1. Responsable administratif, financier et comptable (RAF)
Il supervise la gestion budgétaire, la comptabilité, la production des rapports financiers et la conformité aux règles fiduciaires. Il veille à la transparence et à la fiabilité des opérations financières.
2. Spécialiste en passation des marchés
Il planifie et met en œuvre les procédures d’acquisition, prépare les dossiers d’appel d’offres, conduit les évaluations et assure la gestion contractuelle.
3. Comptable principal
Il assure la tenue des comptes, l’enregistrement des opérations et la préparation des états financiers.
4. Assistant junior à la passation des marchés
Il appuie la gestion administrative des procédures d’acquisition, la gestion documentaire et le suivi des échéances contractuelles.
5. Auditeur interne
Il exerce une fonction indépendante de contrôle interne, évaluant l’efficacité des procédures et identifiant les risques fiduciaires.
Une équipe structurée au service de la performance
L’équipe du PATN est organisée selon une logique de complémentarité et de séparation des fonctions. La coordination stratégique, l’expertise technique spécialisée et la gestion fiduciaire indépendante forment un dispositif cohérent, conçu pour :
- Assurer une mise en œuvre efficace et conforme ;
- Garantir la transparence et la redevabilité ;
- Produire des résultats mesurables et durables ;
- Renforcer les capacités institutionnelles nationales.
Cette organisation humaine constitue l’un des principaux leviers de réussite du projet et de pérennisation de ses acquis.